Skip to Content
Dokumencik
Mitarbeiter-App: So finden Sie die Beste!
Technik Daniel / Oktober 9, 2021

Durch die Coronavirus-Krise ist die Bedeutung der internen Kommunikation größer als je zuvor. Effektive Kommunikation ist der Kitt, der die Menschen verbindet, ein Gemeinschaftsgefühl schafft und Organisationen zusammenhält. Doch mit einer Mitarbeiter-App bleiben viele Unternehmen handlungsfähig, halten ihre Mitarbeiter täglich auf dem Laufenden und können notwendige Unternehmensmaßnahmen schnell und effektiv umsetzen.

Was ist der Nutzen einer Mitarbeiter-App?

Eine Mitarbeiter-App ist eine Plattform für die interne Kommunikation. Sie setzt vor allem auf den mobilen Kanal und sollte allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, in der Regel sowohl auf betrieblichen als auch auf privaten Geräten.

Mitarbeiter-Apps beseitigen nicht nur die Zugangsbarriere für die Kommunikation, sondern tragen mit bestimmten essentiellen Funktionen wie Push-Benachrichtigungen auch dazu bei, verstreute Mitarbeiter besser zu aktivieren als herkömmliche digitale Plattformen der Mitarbeiterkommunikation.

Wer sich mit dem Thema Mitarbeiter-Apps beschäftigt, wird schnell feststellen: So einfach das Konzept auf den ersten Blick erscheinen mag, so viele Fragen stellen sich fast sofort. Das gilt besonders für Fragen zur Technik, denn auf den ersten Blick sieht alles vertraut aus: ein mobiler Bildschirm, auf dem meist Nachrichten angezeigt werden. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter-App einsatzbereit ist, richtig?

Hier besprechen wir die wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie eine Mitarbeiter-App in Betracht ziehen.

Ist eine Mitarbeiter-App freiwillig oder obligatorisch?

Dies ist eine grundlegende Entscheidung, die Sie zu Beginn treffen müssen. Wenn Sie diesen Punkt von Anfang an klären und allen Beteiligten mitteilen, können Sie spätere Missverständnisse vermeiden.

Es ist möglich, freiwillige und obligatorische Nutzung zu mischen. So könnten beispielsweise Mitarbeiter der Führungsebene verpflichtend Informationen über firmeneigene Geräte erhalten, während Mitarbeiter in der Produktion auf freiwilliger Basis Unternehmensnachrichten auf ihren privaten Smartphones empfangen können.

In vielen Ländern ist die Frage nach der freiwilligen Nutzung übrigens die erste, die ein Betriebsrat stellen wird.

Hier ein Überblick über die wichtigsten Unterschiede zwischen freiwilliger und obligatorischer Nutzung:

Freiwillige Nutzung:


Obligatorische Nutzung:

Doch wie können Sie Ihre Mitarbeiter überhaupt zur freiwilligen Nutzung der App zwingen?

Die wichtigste Antwort ist, dass die Inhalte in Ihrer Mitarbeiter-App für jeden einzelnen Mitarbeiter attraktiv und relevant sein müssen.

Welche Art von Inhalten eignet sich am besten für eine Mitarbeiter-App?

Eine Mitarbeiter-App kann nur dann erfolgreich sein, wenn die Interessen und Ziele sowohl des Unternehmens als auch seiner Mitarbeiter berücksichtigt werden:

Durch die Verbesserung der internen Kommunikation können Unternehmen wirtschaftliche Ziele wie die Steigerung des Engagements, der Motivation und der Arbeitsflexibilität ihrer Mitarbeiter besser erreichen. Hinzu kommen betriebliche Zwecke wie die Schaffung effizienterer Personalprozesse und Employee Self Services mit Features wie mobilem Urlaubsantrag und Schichtplanung.

Die Mitarbeiter haben ein weitaus größeres Eigeninteresse an Inhalten, die ihr unmittelbares Arbeitsumfeld und ihren Arbeitsalltag betreffen. Dazu gehören Informationen wie der Speiseplan der Kantine, Schichtpläne, lokale Standortnachrichten, Schwarze Bretter und ein Mitarbeiter-Marktplatz.

Bei der Planung und Umsetzung Ihrer Content-Strategie muss es Ihr Ziel sein, den Interessen und Zielen des Unternehmens und der Mitarbeiter gerecht zu werden. Die wichtigsten Inhalte und Anwendungsfälle einer Mitarbeiter-App lassen sich in vier Schlüsselbereiche einteilen: Kommunikation, Interaktion, Dienstleistungen und Wissen.

Kommunikation

Zentrale Anwendungsfälle sind Unternehmensnachrichten oder lokalspezifische Aktualisierungen. Das muss nicht immer top-down sein. Eine gute Mitarbeiter-App sollte daher verschiedene Formate unterstützen.

Beispiele und Inhalte:

Interaktion

Mitarbeiter-Apps ermöglichen Kommunikation in zwei grundlegende Richtungen. Mitarbeiter sollten einfach Feedback geben können, damit sich die Organisation besser und schneller entwickeln kann. Die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen und wirklich gehört zu werden, wird zu einem höheren Engagement der Mitarbeiter führen.

Beispiele und Inhalte:

Wissen

Dieser Anwendungsfall mag auf den ersten Blick überraschen, da Mitarbeiter-Apps oft als reine „Nachrichten-Apps“ angesehen werden. Eine solche Ausrichtung schränkt jedoch das Potenzial und die Relevanz für die Mitarbeiter sowie die Vorteile für das Unternehmen ein.

Im Gegensatz zu Nachrichten sollten Wissen und Informationen, die dauerhaft gültig sind, gut strukturiert und leicht auffindbar sein. Sie können die Inhalte der App zum Beispiel für die Beantwortung von Mitarbeiter-Fragen nutzen.

Beispiele und Inhalte:

Diese Kategorie ist spannend, weil die Inhalte relativ stabil bleiben können. Nach dem anfänglichen Aufwand entsteht für die Redakteure weniger laufende Arbeit. Für die Mitarbeiter wird die App durch statische Wissensinhalte viel relevanter, da sie als „Unternehmen in der Tasche“ fungiert.

Eine wichtige Anforderung an eine Technologieplattform ist, dass die Inhaltsseiten modular aufgebaut, leicht zu bearbeiten und über eine intelligente Navigation an die richtigen Zielgruppen zu vermitteln sind.

Dienstleistungen

Bei diesem Anwendungsfall steht der praktische Nutzen für die Mitarbeiter in ihrem individuellen Arbeitsalltag im Vordergrund. Wer einfache Aufgaben selbst erledigen kann, ist unabhängiger und verursacht damit auch weniger Aufwand für interne Serviceteams.

Beispiele und Inhalte:

Wie lässt sich eine Mitarbeiter-App am besten vermarkten und verbreiten?

An dieser Stelle ist es sinnvoll, die typischen Anforderungen und den Nutzungskontext einer Mitarbeiter-App zu betrachten:

Idealerweise wird sie regelmäßig (täglich oder wöchentlich), aber nur für kurze Zeit (3-5 Minuten) genutzt.
Eine Schulung der Mitarbeiter über die Installation und Nutzung der App ist nur bedingt möglich.
Das Vertrauen der Mitarbeiter in den Datenschutz ist wichtig und muss schlüssig kommuniziert werden (z.B. Verfolgt die App meinen Standort? Nein. Werden meine persönlichen Daten sicher verwaltet? Ja).
Verschiedene andere Tools und Apps sind oft bereits im Einsatz oder werden durch die App ersetzt. Wie kann eine klare Unterscheidung zwischen diesen Tools erreicht werden?
Unternehmen verfolgen mit der App oft einen Employer-Branding-Ansatz. Ihre Mitarbeiter sollten die App gerne auf ihren Handys zeigen und ein sichtbares Beispiel dafür sein, dass Ihr Unternehmen zukunftsorientiert und modern ist.
Bestehende interne Medien (z. B. ein Intranet oder eine Mitarbeiterzeitschrift) haben bereits eine interne Marke für die Mitarbeiterkommunikation geschaffen. Ihre App sollte dieses Branding widerspiegeln.
All diese Punkte sprechen dafür, dass Ihre Mitarbeiter-App eine wiedererkennbare und einfach zu bedienende Plattform ist. Wir sehen das Corporate Branding von Mitarbeiter-Apps sowie von Intranets im Allgemeinen als wichtigen Bestandteil ihres Erfolgs und ihrer Nachhaltigkeit. Dies gilt sowohl für das externe als auch für das interne Design Ihrer App.

Verteilung der Mitarbeiter-App

Es gibt verschiedene Einrichtungsmöglichkeiten, die hier zusammengefasst und detailliert beschrieben sind. Grundsätzlich ist die Verteilung über die öffentlichen App Stores die beste Option. Die Mitarbeiter werden diesen Prozess bereits kennen, denn fast jeder Smartphone-Nutzer hat schon einmal im App Store nach neuen Apps gesucht und diese heruntergeladen.

DOKUMENCIK © 2021